INHOUSE Workshop-Automatizované reporty v Power Query

Čo sa naučíte na workshope Automatizované reporty s použitím Power Query?

Tento kurz je určený pre všetkých, ktorí pravidelne na týždennej, alebo mesačnej báze pripravujú reporty v Exceli – (nielen) z finančných alebo kontrolingových dát – a už nechcú stále dookola kopírovať nové tabuľky, filtrovať stĺpce a prepočítavať vzorce.

Naučíte sa, ako si v EXCELi vybudovať automatizovaný report, ktorý vyrobíte len raz, a nové dáta doňho nahráte vždy len na pár kliknutí – bez makier a bez znalostí programovania. Tento report zároveň nebude “mrznúť”, pretože efektívnym napájaním sa na dáta pomocou Power Query, bude mať výsledný EXCEL súbor menšiu veľkosť.

Ukážeme si celý proces: od kontroly zdrojových dát, cez transformáciu vstupných údajov, použitie zlúčení (joinov), až po vytvorenie prehľadného výstupu vo forme kontingenčnej tabuľky.

Počas kurzu budeme pracovať so simulovanými firemnými dátami, ktoré budú vyzerať ako reálne výstupy zo systémov ako SAP – výkazy výnosov, nákladov a rôzne doplnkové tabuľky (tzv. mappingy). Tie nám umožnia natrénovať si reálne pracovné situácie, ktoré zažíva každý, kto buduje reporty.

Kurz je praktický, získate jasný postup, ako si zostaviť vlastnú reportingovú šablónu (template) v Power Query, ktorá môže ušetriť hodiny opakovanej práce každý mesiac.

Použitím princípov, ktoré sa na tomto kurze naučíte sa podarilo konkrétnym klientom ušetriť 60 človeko-hodín práce mesačne a zmenšiť veľkosť súborov používaných na reporting v EXCELi 20 násobne (z cca 20MB na cca 1MB).

Aby ste počas workshopu mohli pracovať v Power Query spolu so mnou, je dôležité, aby ste mali aspoň EXCEL verziu 2016, alebo novšiu.

Program

Úvod do Power Query

• Čo je Power Query a prečo ju používať pri tvorbe reportov
• Ako efektívne pracovať s prostredím Power Query

Práca so zdrojovými dátami

• Ako skontrolovať kvalitu a vhodnosť štruktúry vstupných dát
• Aké podmienky musia spĺňať vstupné dáta (napr. dôležitosť unikátneho kľúča v mappingoch)

Import dát

• Ako nastaviť import mappingov z Excel zošitov (statické, zriedka aktualizované  dáta)
• Ako nastaviť import simulovaných SAP dát z priečinka (pravidelne mesačne pribúdajúce SAP exporty)
• Ako zabezpečiť, aby veľkosť výsledného reportu bola čo najmenšia (tvorba pripojenia na dáta, použitie dátového modelu)
• Bonus tip: Ako a prečo pracovať s dotazmi v Power Query modulárne (výhoda tvorby odkazov)

Práca s mappingami a joiny (zlúčenia)

• Ako pripojiť informácie z mappingov k dátam – ľavý join (alternatíva k VLOOKUP)
• Aké sú podobnosti a rozdiely medzi funkciou VLOOKUP a ľavým joinom (zlúčením)
• Ako identifikovať chýbajúce položky v mappingoch – join ľavý-anti
• Aké sú špecifiká použitia joinov (zlúčení) v Power Query oproti databázam
• Ako si udržať pod kontrolou unikátnosť dát pri práci s joinami (zlúčeniami)

Transformácia dát pre report

• Práca s transformáciami: zmena dátových typov, filtrovanie stĺpcov, rozdeľovanie stĺpcov, výber dát zo stĺpca,…
• Overenie výsledkov a odstránenie chýb

Tvorba reportu

• Načítanie spracovaných dát do Excel hárka
• Tvorba kontingenčnej tabuľky z Power Query výstupu
• Tipy pre minimalizáciu veľkosti výsledného reportu
• Tipy pre úpravu vzhľadu výsledného reportu
• Tipy pre rýchlu aktualizáciu reportu

Bonus: Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť

• Nesprávne kľúče, nejednotné dátové typy kľúčov, duplikáty, chýbajúce dáta
• Praktické rady pre reportingový model, ktorý viete ľahko udržať pod kontrolou

Čo už potrebujete v EXCELi vedieť?

Je ideálne, ak účastníci majú aspoň základné vedomosti o funkcii VLOOKUP, alebo XLOOKUP, teda keď sa už stretli s metódami, ako mapovať dáta z jedného EXCEL zdroja na druhý, podľa uniktátneho kľúča (stĺpca). Zároveň je výhodou, ak majú aspoň základnú zkúsenosť s tvorbou kontingenčných tabuliek, aby rozumeli tvorbe výsledného produktu – reportu vo forme kontingenčnej tabuľky. Znalosti o Power Query nie sú potrebné, na kurze si vysvetlíme použitie prostredia Power Query od základov. Znalosti programovania ani databáz nie sú vôbec potrebné.

Na to, aby ste mali počas workshopu prístup k Power Query, je potrebné, aby ste mali verziu MS EXCEL aspoň 2016, alebo novšiu.

Ako workshop prebieha?

Workshop vediem ON SITE, v priestoroch vašej firmy, alebo ONLINE, naživo cez aplikáciu Zoom / MS Teams. V prípade online tréningu Vám pred začiatkom kurzu príde na mail link, cez ktorý sa budete môcť pripojiť. Počas školenia, ktoré trvá 2 x 3,5 hodiny (spravidla dve dopoludnia), budeme mať vždy 1 prestávku, aby sme si oddýchli a aby sa účastníci zvládli čo najlepšie sústrediť. Priamo počas hodín budú vaši zamestnanci pracovať spolu so mnou na svojich počítačoch a vyskúšajú si všetky zadania na vlastnej koži. Otázky sú veľmi vítané, účastníci sa ma pýtajú cez chat, alebo sa prihlásia a pýtajú sa naživo. Na otázky k úlohám sa budem snažiť odpovedať priebežne. Dodatočné otázky odpovedám v poslednej časti workshopu.

• Workshop vediem naživo online cez aplikáciu Zoom/MS Teams alebo priamo v priestoroch Vašej firmy
• Počas 3,5h workshopu budeme mať 1 krátku prestávku na osvieženie a oddych
• Otázky od Vašich zamestnancov sú veľmi vítané

Čo potrebujete na workshop?

V prípade online workshopu je potrebné, aby mali Vaši zamestnanci stabilné pripojenie na internet. Tiež je potrebné, aby mali účastníci nainštalovaný MS Excel, aby si mohli všetky úlohy skúšať už počas workshopu spolu so mnou. Ideálne je mať Excel verziu 365, ale nie je to nutnosť.  Je ale potrebné mať verziu aspoň EXCEL 2016, alebo novšiu, aby mali Vaši zamestnanci prítomný Add-in Power Query. Môžeme mať školenie s anglickou alebo slovenskou jazykovou verziou.

V prípade ON SITE workshopu je potrebné, aby ste mali k dispozícii priestor, kde bude tréning prebiehať, s kapacitou pre požadovaný počet účastníkov. Ideálna veľkosť skupiny je do 12 zamestnancov. Je to tak preto, aby mali Vaši zamestnanci priestor na otázky. Tiež je  potrebné, aby mali Vaši zamestnanci v školiacej miestnosti notebooky, alebo PC, vybavené softvérom Ms Excel, na ktorých budú počas tréningu pracovať.

Chcete vidieť ako učím?

Pozrite si krátke video o tom, ako sa s EXCELom pripojiť na veľký textový súbor a vyrobiť z neho kontingenčný graf.

Prajem príjemné sledovanie 👀 😊

Máme záujem o workshop, čo teraz?

Kontaktujte ma mailom na info@love2teach.sk alebo cez rezervačný formulár kliknutím na tlačidlo Rezervovať kurz nižšie. Prípadne, si môžete workshop objednať priamo online, cez tlačidlo „Pridať do košíka“. Teším sa na spoluprácu!

Recenzie na firemné kurzy a Excel mentoring

Kolegovia ma oslovili s požiadavkou nájsť tréning zameraný na posilnenie ich Excel skillov. Vybrať vhodného lektora, vzhľadom na rôznorodosť aktivít a zodpovedností, vyzeralo už na prvý pohľad na riadny oriešok. Prioritnou požiadavkou bolo, aby bol tréning praktický, efektívny a užitočný pre všetkých účastníkov. A presne taký bol. Účastníci vysoko ocenili profesionálny (ale ľudský) a najmä proaktívny prístup lektorky. Veronika ušila celý program na mieru a pracovalo sa s reálnymi požiadavkami, očakávaniami a tiež dátami kolegov. Dávam NPS: 10 bodov! Monika V.

Vyhovovala mi malá skupina, uvoľnená atmosféra a hlavne aj odbočky, z ktorých som sa rovnako dozvedel pre mňa dôležité údaje ako pri zadaných úlohách. Myslím, že mentoring bol veľmi dobre vystavaný, výborne sa spojili rôzne vedomostné skupiny, kde sa nenudili ani tí, čo o tom niečo vedeli práve kvôli spomínaným odbočkám, vysoko hodnotím hlavne individuálny prístup a doriešenie každej úlohy. Vo výsledku by som teda práveže nemenil nič, keďže mi to až nadštandardne vyhovovalo. Erik J.

Veronika má k vyučovaniu veľmi štrukturovaný prístup, má vo veciach skvelý systém. Zároveň vie vytvoriť počas hodín atmosféru bezpečia, takže sme sa nebáli pýtať otázky a dať vedieť, ak sme niečomu neporozumeli. Monika T.

Veronika je veľmi šikovná a skúsená lektorka s pro-klientskym prístupom. Vybrali sme si ju ako lektorku dvojdňového Excel kurzu v našej spoločnosti. Na tréningu vytvorila príjemnú atmosféru a aj keď školila skupinu, zachovala si individuálny prístup ku každému, kto mal otázky. Záleží jej na tom, aby klient naozaj porozumel téme, ktorú školí a aby si zo školenia odniesol nielen kvalitnú informáciu, ale aj dobrý pocit. Boli sme veľmi spokojní a odporúčame ju každému, kto sa chce zlepšiť v Exceli. Ivana D.

Celé školenie bolo skvelé, naučili sme sa presne čo sme potrebovali, pričom sme nevynechali ani niektoré jednoduchšie veci/základy, co sa nam tiez budu super hodit k praci. Isli sme dobrym tempom a vysvetlili si kazdy krok. Hanka H.

Velmi mi pomohlo vysvetelnie na mojich datach..co a preco ma kde aka funkcia svoje miesto..a hlavne kde ju spravne vyuzit. Skolenie bolo pre mna velkym prinosom do buducna. Nic by som nezmenila Dominika J.

Tvoj ľudský prístup bom super, vždy keď bol problém sme sa mohli zastaviť a identifikovať ho tak, aby sme mu vedeli v budúcnosti predísť. Juraj P.

Páčilo sa mi, že som si to všetko mohla hneď sama odskúšať na zadaniach, ktoré Veronika pripravila. Všetky podklady na školenie, boli perfektne pripravené. Prvý termín bol pre mňa uplné super 🙂 Lenka C.